Votre boîte aux lettres Outlook est-elle pleine ?

Vous avez déjà ouvert votre application outlook 365 et pensé : « Wow, comment ai-je pu recevoir 1 000 e-mails aujourd’hui ? » ou « Où me suis-je trompé pour avoir autant de désordre dans ma boîte aux lettres ? ». Vous n’êtes pas le seul. Une boîte aux lettres pleine et un encombrement sont des tracas pour les employés, quel que soit le secteur ou l’organisation. Voici quelques conseils pour organiser et éviter les montagnes d’emails non lus et augmenter votre productivité dans le processus. https://www.protonfx.com/outlook-365-ou-la-nouveaute-microsoft-office-365/

Comment déterminer la taille de votre boîte aux lettres

Vous avez reçu des alertes vous avertissant que votre boîte aux lettres commence à être pleine mais vous ne savez pas comment pleine ? Déterminer exactement l’espace qu’il vous reste peut certainement être un peu déroutant. Pour le savoir, vous devrez aller dans Visualisation de la boîte aux lettres > Dossier >Propriétés du dossier > Taille du dossier.

Malheureusement, elle n’apparaîtra qu’en kilooctets, donc pour estimer les mégaoctets, vous devrez déplacer la décimale sur trois points. Dans l’exemple ci-dessus, il semble que cet utilisateur possède un énorme 1376,6 Mo de données.

Comment gérer le stockage lorsque votre boîte aux lettres Outlook est pleine

Une fois que vous savez que votre boîte aux lettres est à pleine capacité, il est probablement temps de commencer à la nettoyer. Heureusement, Microsoft fournit un outil de nettoyage de boîte aux lettres dans Outlook qui permet de réduire facilement la quantité d’e-mails que vous avez accumulés. Vous pouvez le trouver en naviguant vers Fichier > Outils > Nettoyage de la boîte aux lettres.

Une fois que vous êtes dans le Nettoyage de la boîte aux lettres, vous pourrez :

• Archiver des éléments en utilisant l’Archivage automatique
• Voir la taille totale de votre boîte aux lettres et des dossiers individuels
• Rechercher des éléments plus anciens qu’une certaine date ou plus grands qu’une certaine taille
• Et plus encore !

Comment empêcher votre boîte aux lettres Outlook de se remplir

Une fois que vous avez nettoyé votre boîte aux lettres, vous voudrez la garder ainsi ! Voici quelques façons d’empêcher votre boîte aux lettres d’être encombrée :

• Archiver les éléments plus anciens. Mettez tous les éléments que vous souhaitez conserver dans une archive pour libérer de l’espace. Cela les rendra également plus faciles à remonter à la surface plus tard.
• Vider le dossier « Éléments supprimés ». Assurez-vous de supprimer fréquemment le dossier  » Éléments supprimés  » afin qu’il ne s’accumule pas au fil du temps.
• Vider le dossier  » Courrier indésirable « . Tout comme le fait de vider le dossier  » Éléments supprimés « , cela libérera de l’espace dans votre boîte aux lettres Outlook pour les messages que vous voulez réellement.
• Stocker les pièces jointes en dehors de votre boîte aux lettres. Étonnamment, les pièces jointes peuvent prendre beaucoup d’espace dans votre boîte aux lettres. Sauvegardez-les dans un site d’équipe ou dans OneDrive pour libérer un espace précieux.

Comment empêcher Outlook de supprimer automatiquement les e-mails

Outlook efface parfois automatiquement les e-mails et les envoie dans le dossier Éléments supprimés à votre insu. Pour éviter que cela ne se produise, vous voudrez empêcher Outlook de supprimer automatiquement les courriels dans le dossier Éléments supprimés.

Vous pouvez le faire en allant dans Fichier > Options > Avancé et en décochant l’option « Vider les dossiers d’éléments supprimés en quittant Outlook » dans la section Démarrage et sortie d’Outlook.

Utiliser d’autres apps pour éviter le désordre dans Outlook

L’une des façons les plus simples d’éviter le désordre dans Outlook est de sortir de l’app et d’essayer d’utiliser Microsoft Teams plus souvent ! Teams peut aider à remplacer une grande partie de la messagerie et du désordre associés à Outlook et rend la collaboration quotidienne avec les collègues plus efficace.

Comme pour la plupart des choses, moins il y a de désordre, plus vous serez organisé. La messagerie électronique ne fait pas exception à la règle. En maîtrisant vos emails et en vous assurant que tout est correctement géré et stocké, vous vous épargnerez de nombreux maux de tête à long terme.