Comment concevoir un concept d’événement inoubliable

 

 

 

Une excellente planification est essentielle pour concevoir des événements engageants et mémorables…La première étape pour un événement que vos participants vont adorer est de trouver un concept d’événement créatif. Ce n’est pas une étape facile, mais nous pouvons vous aider pour créer zevent ! Cet article pourrait vous intéresser.

 

Thème ou concept d’événement : Quelle est la différence ?

 

Le thème de l’événement est la grande idée derrière toute la réunion et comprend généralement un ton général, une structure et un objectif. Le concept de l’événement est similaire au thème, mais il est distinct. Le concept est l’ensemble des détails et des éléments de l’événement qui vont ensemble pour constituer les pièces pratiques de l’événement. Par exemple, si le thème du voyage de motivation est hawaïen, le concept sera les activités, les divertissements, le décor et la nourriture pour aller avec le thème. Le concept d’événement donne vie au thème de l’événement.

Maintenant que vous connaissez la différence entre un thème d’événement et un concept d’événement, vous pouvez passer aux meilleures pratiques de création de concept d’événement. 

 

Clients, partenaires et sponsors

 

Voyez votre événement ou votre réunion à travers les yeux de vos clients, partenaires et sponsors, pour savoir ce qui est le plus important pour eux. Par exemple, un sponsor de conférence sera plus intéressé par la signalisation et les bannières que par la musique que vous avez choisie. Ainsi, dans vos communications à leur intention, ne mentionnez que les informations pertinentes pour chaque partie. 

La meilleure façon d’inclure les trois parties décisionnaires (clients, concepteurs et parties prenantes) est de créer un concept qui :

• permet aux marques de se mêler
• permet à toutes les parties d’atteindre leurs objectifs
• Répond aux attentes
• Répond aux attentes de toutes les parties prenantes

Vous pouvez concevoir un concept d’événement inoubliable en répondant à ces cinq questions :

 

Qui vient à votre événement ?

Votre concept doit résonner avec vos participants, vous devez donc savoir qui vous ciblez. Si un concept peut fonctionner avec un groupe, il ne fonctionnera pas du tout avec un autre groupe. 

Une façon de contourner ce problème est de créer un sondage ou d’utiliser les sondages des événements précédents. Vous pouvez également collecter des données à partir des partages sur les médias sociaux. Ceux-ci peuvent vous indiquer ce que vos participants  ; aiment et ce qu’ils n’aiment pas. Vous pouvez noter tout modèle dans les données et faire une liste d’éléments à inclure.  

Si vous ne disposez pas de vos propres données, envisagez les idées suivantes :

• Données des concurrents – analysez leurs principales données démographiques
• Recherchez des idées dans d’autres événements similaires
• Envoyez des sondages à la newsletter et aux adeptes des médias sociaux

Une fois que vous avez passé en revue toutes les informations, vous devriez savoir qui sont vos participants cibles, ce qu’ils aimeraient de votre événement et pourquoi ils vont à ces événements. 

 

Pourquoi organisez-vous cet événement ?

Identifiez la pourquoi cet événement a lieu et les principaux objectifs – incitations, renforcement de l’esprit d’équipe, génération de leads, sensibilisation à la marque, lancement d’un produit, partage de connaissances autour d’une préoccupation commune du secteur, ou s’agit-il d’un événement interne pour l’engagement et la responsabilisation du personnel ? 

 

Quand l’événement aura-t-il lieu ?

 

Considérez le moment de la journée et l’année lors de l’élaboration du concept. Planifiez une date qui convient à vos participants potentiels. La réunion ou l’incitation aura-t-elle lieu pendant les heures de travail ou le week-end ? Sera-t-elle à l’intérieur ou à l’extérieur ? D’autres événements similaires auront-ils lieu à cette date ? Quels sont les jours fériés autour de vos dates potentielles ?

L’organisation d’un événement prend du temps, ne vous coupez pas la parole. N’oubliez pas de planifier les imprévus. 

 

Où se déroulera l’événement ?

 

Le lieu est le meilleur compromis entre les besoins des parties prenantes, le confort des participants, l’accessibilité et le budget. 

Il y a de nombreux éléments à prendre en compte pour choisir le lieu de la réunion ou de l’incentive. Un petit événement peut être organisé sur le lieu de travail, ou vous pouvez avoir besoin d’un centre de conférence ou d’un sommet. La recherche d’un espace pour l’événement dans un hôtel ou un centre de convention fonctionne mieux lorsque vous vous associez à une société de planification d’événements qui a des relations existantes dans l’industrie. Non seulement ils peuvent aider à sécuriser le meilleur prix et les concessions pour votre espace de réunion et les chambres à coucher, mais ils peuvent également gérer le personnel de l’hôtel ou du congrès afin que vous puissiez vous concentrer sur le contenu ! 

 

Quel est le thème ?

 

Le thème déterminera votre concept. De quel type de réunion s’agira-t-il ? Un atelier, un événement de réseautage, une conférence, une réunion de vente nationale ou un programme d’incitation ? Des jeux et des activités interactives feront participer vos participants et constitueront des mini-expériences au sein de l’événement principal.